Diario El Universo - 29/03/2012

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Artículo publicado Revista Samborondón - Marzo

Cuando los datos técnicos no son suficientes

¿Qué suele suceder cuando un jefe de proyecto o tecnología expone ante una audiencia no técnica?

La respuesta que vino a su mente, se da porque ese tipo de profesionales son orientados al detalle. Tienen una forma precisa para describir las cosas, especialmente cuando son requerimientos o descripciones de productos. Por esto, cuando exponen ante una audiencia no técnica, encontrar la forma eficiente de comunicar resulta un reto. A continuación, unos consejos:

1. Define los términos desde el principio. Esto incluye explicar las palabras técnicas, aclarando para qué se utilizan. Por ejemplo, "Cuando digo "Usuario", me refiero a la persona que ingresa datos en el sistema".

2. Usa ejemplos además de datos. Ejemplo, si hablas de un nuevo producto, no te limites a enumerar sus características técnicas. Explica a la audiencia cuál será el impacto de esas características en el uso cotidiano.  



TIP: Muchos datos numéricos tienden a ocultar el punto principal en nuestra comunicación.

3. Cuenta historias o usa testimonios. Las personas formamos una opinión y tomamos decisiones por muchos motivos, no todos racionales. El uso de anécdotas apela a nuestras emociones y es una forma efectiva de conectarnos con la audiencia. 

4. Explica sobre los antecedentes y decisiones previas, antes de iniciar tu presentación.

5. Cuando los clientes, usuarios, o colegas realizan preguntas, asegúrate de que entiendes el contexto de su inquietud y el significado que pueda tener dicha pregunta para ellos.

6. No des demasiados detalles. Muchas personas se distraen del punto principal si este está enterrado bajo una avalancha de números.

El correo electrónico laboral

Es la principal herramienta de comunicación en las empresas. A menudo usada en exceso y muchas veces de forma incorrecta. Te presentamos algunas consideraciones al respecto:

1. Ser conciso no significa ser grosero.

2. Adecúa el uso de palabras técnicas a las características de tu audiencia.

3. La firma del correo electrónico laboral no debe incluir palabras de sabiduría. Ni de Aristóteles. Ni de Ghandi.

4. Si tu mensaje tiene menos de 6 palabras, colócalo en el "Asunto".

5. A menos que alguien esté en grave peligro, evita los signos de exclamación.

6. Relacionado: Si es un asunto urgente, lo recomendable es usar otro medio de comunicación más directo.

¿Cómo utilizas esta herramienta?

7. TODO EN MAYÚSUCLAS = no. - todo en minúsculas = no.

8. No solo debes asumir que cualquier correo podrá ser reenviado a alguien más, sino que lo podrán leer en voz alta en la corte

 9. CoMo SeA qUe Se LlAmE eStO definitivamente no.

 

10. Añade comentarios sobre tus percepciones si estas pueden ser distintas a las del receptor. Muchas veces damos por sentado que los demás comparten nuestro punto de vista.

 

 

 

* En Comunicare, brindamos talleres de redacción efectiva en correos electrónicos para ejecutivos. Si estás interesado, puedes escribir a info@comunicare.com.ec

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Identifica tu estilo de comunicación

¿Quién no ha tenido alguna vez un malentendido?  Ya sabemos que existen barreras en la comunicación que contribuyen a deformar el mensaje. Otro factor que influye en el éxito o fracaso de la comunicación es el estilo personal. En este post mencionamos los patrones más comunes:

* Estilo  no asertivo o aplacador: Ese compañero de trabajo que solo dice "Sí". Casi siempre de acuerdo con todos los comentarios de los demás porque les gusta complacer. Temen desagradar a los demás y por esto rara vez expresan o defienden lo que ellos creen.

* Estilo intelectual o calculador: En estos casos, la persona crea una distancia emocional con los demás. Al manejar situaciones, las racionaliza y evita mostrar sus sentimientos. Procura no involucrarse emocionalmente para evitar conflictos o desengaños en el futuro.  

* Estilo agresivo o inculpador: Cuando alguien siente que debe estar constantemente en guardia y actúa de forma extremadamente exigente con los demás, tiene un estilo agresivo. Por su autoritarismo se distancian del resto del grupo, ya que consideran que están en un nivel superior.  

¿Cómo te relacionas con los demás?

* Estilo manipulador o distractivo: Como su nombre lo indica, estas personas suelen evitar situaciones que los impliquen negativamente. Tienen estrategias de manipulación para lograr escapar de momentos desagradables sin salir afectados. Pueden valerse de distracciones, desviar la conversación y utilizar sentimientos como el enojo, la culpa o el reproche.

* Estilo asertivo o nivelador: Expresarse de forma sincera y ser congruente con el mensaje. No discriminar al interlocutor. Defender los derechos y aquello en lo que se cree.  Es el estilo al que se debe aspirar, porque favorece el respeto tanto por los demás como por nosotros mismos.   

 

 

Aunque todos podemos identificarnos más con algún estilo específico, seguramente hemos utilizado varios de los que se encuentran en la lista según la situación en que nos encontremos. Si el primer paso es reconocerlo, el segundo será entonces reflexionar si nuestro estilo personal está impactando negativamente en relaciones personales y laborales. 

¿Cómo se forma una Identidad Corporativa?

Así como creamos una imagen de las personas que nos rodean, también lo hacemos con las empresas. La forma en que se percibe una organización es lo que se conoce como Identidad Corporativa. ¿Cómo se forma esa identidad?

En nuestra vida cotidiana, nos encontramos ante un sinnúmero de informaciones provenientes de diversos productos, servicios u organizaciones. Frente a dicha situación, tenemos la necesidad de realizar procesos de simplificación que nos permitan poder reconocer esas entidades previamente experimentadas sin tener que realizar un nuevo proceso de conocimiento.

Esa estructura mental que conforma una Identidad Corporativa no está compuesta necesariamente de un conocimiento objetivo o comprobado, sino más bien por un conjunto de informaciones que la persona cree son correctas. 

 

Es un error pensar que tan solo se comunica a través de una campaña de marketing o el uso de relaciones públicas. Todo lo que una empresa hace diariamente adopta una dimensión comunicativa ante su público. Es decir que la Identidad Corporativa no es el resultado de una situación específica, sino de la suma de varios acontecimientos y la interpretación que nuestro público les de.

La Identidad Corporativa no se conforma solamente de logos, color y tipografía.

Quienes conforman una empresa y la manera en que se desenvuelven, también contribuye a crear una Identidad de la misma. Tanto jefes como subordinados deben ser conscientes de que sus actos comunican los principios de la entidad - incluso más que sus palabras -. Por esta razón, no importa cuánto se invierta en publicidad si la fuerza laboral transmite un mensaje contrario.

 

Una prioridad del Departamento de Recursos Humanos, en conjunto con el Comunicador Corporativo deberá ser alinear a la fuerza laboral con los valores, la misión y la visión de la misma.