Cinco claves para una comunicación más clara

¿Cuánto tiempo pasas cada día comunicándote con los demás?

Puede ser que estés resolviendo un problema con un cliente, liderando a tu equipo de trabajo en un proyecto, manejando una reunión, o discutiendo con algún compañero. Apuesto a que por lo menos una de estas actividades es parte importante en tu vida diaria. Sin embargo, pocos de nosotros prestamos atención a qué tipo de comunicadores somos, o a qué hábitos hemos construido con el tiempo. Utiliza estas cinco sugerencias para asegurarte de que tu comunicación es clara y efectiva:

1. Haz que tu lenguaje no verbal sea congruente con tu mensaje

Cuando todos los canales están sintonizados en la misma frecuencia, el mensaje llega más claramente. Cuando hay algo que “no cuadra”, tendemos a creer en el mensaje no verbal.  Cuando doy mis talleres me gusta utilizar mis presuntos dotes de actriz en el siguiente ejemplo:

A menudo, nuestros mensajes no verbales están basados en hábitos, y puede que ni siquiera estemos conscientes de qué mensaje no verbal estamos enviando. Así que la próxima vez que interactúes con alguien, intenta ser más consiente de tus mensajes no verbales y comprueba si estos ayudan o sabotean la efectividad de tu comunicación.

2. Elimina barreras

Lugares ruidosos, distracciones y mal timing pueden hacer que tu mensaje se pierda. Cuando necesites tener una conversación, escoge un momento que sea bueno para todos los involucrados y encuentra un lugar silencioso donde no serán interrumpidos.  Así sea que tengas una reunión social o una de negocios, encontrar el tiempo y lugar correcto puede significar una gran diferencia.

3. Elimina palabras que debilitan tu mensaje 

Podría, puede ser, tal vez, yo creo, más o menos,  yo supongo -- intenta no utilizar este tipo de palabras. Considera la diferencia entre estos dos mensajes:  

“Estaba medio pensando que podríamos como que discutir esto y quizás llegar a una solución que yo supongo podría ser la mejor para los dos".

Vs.

"Discutamos este asunto e identifiquemos una solución aceptable".

Ok, este ejemplo puede ser exagerado pero deja claro como el mensaje real se pierde cuando añades palabras innecesarias. La segunda oración es más limpia y por esa razón logra un mayor impacto.

 4. Elimina palabras ambiguas que se prestarán a malentendidos

Un poquito, mucho, no mucho, pronto, lo antes posible -- cualquiera de estas palabras puede ser fácilmente malinterpretada dando paso a mayores confusiones. Edita tus palabras para que tu mensaje sea claro. Ejemplo:

"Quisiera que mejores tu reporte un poco y me lo reenvíes lo antes posible".  

Vs.

"Quisiera que realices los cambios que hemos discutido y que me envíes por email el reporte de gastos antes de las 16h00 mañana". 

5. Comprueba que tu mensaje fue interpretado correctamente

Solemos dar por sentado que la otra persona entendió lo que quisimos decir. Pero tantos conflictos demuestran que esto no siempre es cierto. Antes de terminar la conversación, confirma para estar seguro. Una gran técnica es el parafraseo (que tu interlocutor ponga en sus palabras un resumen de tu conversación). Otra forma de lograrlo es juntos decidir qué acciones tomarán como resultado de la conversación.  Tómate el tiempo para finalizar la conversación dejando claro el seguimiento que deseas. Incluso una afirmación como "esperaré para ver tu reporte final" sirve para que al otro no le queden dudas sobre tus expectativas.