¿Cuánto tiempo pasas cada día comunicándote con los demás?
Puede ser que estés resolviendo un problema con un cliente,
liderando a tu equipo de trabajo en un proyecto, manejando una reunión, o
discutiendo con algún compañero. Apuesto a que por lo menos una de estas
actividades es parte importante en tu vida diaria. Sin embargo, pocos de
nosotros prestamos atención a qué tipo de comunicadores somos, o a qué hábitos
hemos construido con el tiempo. Utiliza estas cinco sugerencias para asegurarte
de que tu comunicación es clara y efectiva:
1. Haz que tu lenguaje no verbal sea congruente con tu mensaje
Cuando todos los canales están sintonizados en la misma
frecuencia, el mensaje llega más claramente. Cuando hay algo que “no cuadra”,
tendemos a creer en el mensaje no verbal. Cuando doy mis talleres me gusta utilizar mis
presuntos dotes de actriz en el siguiente ejemplo:
A menudo, nuestros mensajes no verbales están basados en
hábitos, y puede que ni siquiera estemos conscientes de qué mensaje no verbal estamos
enviando. Así que la próxima vez que interactúes con alguien, intenta ser más
consiente de tus mensajes no verbales y comprueba si estos ayudan o sabotean la
efectividad de tu comunicación.
2. Elimina barreras
Lugares ruidosos, distracciones y mal timing pueden hacer que
tu mensaje se pierda. Cuando necesites tener una conversación, escoge un
momento que sea bueno para todos los involucrados y encuentra un lugar
silencioso donde no serán interrumpidos. Así sea que tengas una reunión social o una de
negocios, encontrar el tiempo y lugar correcto puede significar una gran
diferencia.
3. Elimina palabras que debilitan tu mensaje
Podría, puede ser, tal vez, yo creo, más o
menos, yo supongo -- intenta no utilizar este tipo de palabras. Considera
la diferencia entre estos dos mensajes:
“Estaba medio pensando que podríamos como que discutir esto y
quizás llegar a una solución que yo supongo podría ser la mejor para los
dos".
Vs.
"Discutamos este asunto e identifiquemos una solución
aceptable".
Ok, este ejemplo puede ser exagerado pero deja claro como el
mensaje real se pierde cuando añades palabras innecesarias. La segunda oración es
más limpia y por esa razón logra un mayor impacto.
4. Elimina palabras ambiguas que se prestarán a
malentendidos
Un poquito, mucho, no mucho, pronto, lo antes posible --
cualquiera de estas palabras puede ser fácilmente malinterpretada dando paso a
mayores confusiones. Edita tus palabras para que tu mensaje sea claro. Ejemplo:
"Quisiera que mejores tu reporte un poco y me lo reenvíes
lo antes posible".
Vs.
"Quisiera que realices los cambios que hemos discutido y
que me envíes por email el reporte de gastos antes de las 16h00 mañana".
5. Comprueba que tu mensaje fue interpretado correctamente
Solemos dar por sentado que la otra persona entendió lo que
quisimos decir. Pero tantos conflictos demuestran que esto no siempre es
cierto. Antes de terminar la conversación, confirma para estar seguro. Una
gran técnica es el parafraseo (que tu interlocutor ponga en sus palabras un
resumen de tu conversación). Otra forma de lograrlo es juntos decidir qué
acciones tomarán como resultado de la conversación. Tómate el tiempo
para finalizar la conversación dejando claro el seguimiento que deseas. Incluso
una afirmación como "esperaré para ver tu reporte final" sirve para
que al otro no le queden dudas sobre tus expectativas.
