Escribir
es algo que aprendemos desde pequeños. Sin embargo, las nuevas tecnologías y la
inmediatez que caracterizan al siglo XXI, han jugado una mala pasada a la
comunicación escrita.
Si
nos enfocamos en el mundo laboral, esta forma de comunicarse toma especial
relevancia. Sin importar el área de especialidad, el correo electrónico es
parte indispensable en la vida diaria de cualquier ejecutivo.
De
hecho, una encuesta publicada en Londres por el Instituto Leadership &
Management a fines del año pasado, estableció que los ejecutivos reciben 40
correos diarios más que hace 10 años. Incluso, un 5% de los encuestados aumentó
su número de emails por 100.
Esta
saturación del medio electrónico, desemboca en una menor disponibilidad de
tiempo tanto para leer como para redactar, con las consecuencias que esto
implica. Una mala redacción, no solo deja una mala imagen profesional sino que
puede ocasionar una pérdida de tiempo y dinero a la empresa.
¿Por
qué suelen ocurrir malentendidos cuando se usa el correo electrónico?
El
profesor Albert Mehrabian de UCLA, antropólogo especialista en comunicación
interpersonal, publicó un estudio es su libro El Mensaje Silencioso donde
establece que al comunicarnos, el lenguaje corporal representa el 55% de la
comunicación. El tono de nuestra voz, aporta un 38%. Mientras que el discurso,
lo que decimos con palabras, representa solo el 7%.
Es
decir, que en un correo electrónico al no poder expresar ningún tono ni mucho
menos compartir nuestros gestos o miradas solo tenemos un 7% de probabilidad de
que nuestro mensaje se entienda correctamente. ¡Solo un 7%!
Por
esta razón debemos prestar una especial atención a la forma en que utilizamos
el lenguaje escrito. Lo que escribimos no es necesariamente lo mismo que
nuestro destinatario lee. Más que una idea generalizada, esto fue comprobado
por una investigación de Nicholas Epleya y Justin Kruger en la Universidad de
Illinois.
Como
parte de su experimento hicieron que estudiantes intercambiaran correos con
información cotidiana y les pidieron a los remitentes que asumieran un tono
serio o sarcástico en sus mensajes. Los remitentes pensaron que un 80%
interpretaría correctamente el tono del mensaje, cuando la realidad fue que
solo un 50% lo hizo. ¿Por qué?
Cuando
estamos escribiendo, en nuestra mente escuchamos el tono y la intención del
mensaje que buscamos transmitir. En consecuencia, nos convencemos de que el
destinatario va a captar fácilmente el tono de nuestro mensaje, cuando la
realidad nos demuestra que esto no suele suceder.
En
mis talleres de Redacción Profesional en el Correo Electrónico Laboral, uso el
siguiente ejemplo: ¿Qué sucede si se envía un comunicado por correo que diga
“se acercan muchos cambios”? Mientras que unos trabajadores estarán emocionados
ante la idea, probablemente otros actualizarán su CV por temor a ser
despedidos.
Para evitar estas malinterpretaciones, debemos pensar sobre cómo el receptor del mensaje va a percibir nuestra actitud. Añada comentarios sobre sus percepciones si estas pueden ser distintas a las del receptor. Estos pequeños cambios pueden marcar una gran diferencia y para poder llevarlos a cabo, lo primero que debemos hacer es ordenar nuestras ideas.
Sin embargo, pensar antes de escribir no es tan común como parece. Si nuestra mente está en desorden, vamos a llevar eso a nuestra comunicación escrita. Tengamos siempre presente lo que dice Robert Lous Stevenson: "Si un hombre puede organizar sus ideas, entonces él puede escribir".
* Este artículo escrito por Verónica Arosemena, fue publicado en la revista digital UEES BUSINESS REVIEW.
