El correo electrónico, una herramienta para el éxito laboral

Escribir es algo que aprendemos desde pequeños. Sin embargo, las nuevas tecnologías y la inmediatez que caracterizan al siglo XXI, han jugado una mala pasada a la comunicación escrita.

 

Si nos enfocamos en el mundo laboral, esta forma de comunicarse toma especial relevancia. Sin importar el área de especialidad, el correo electrónico es parte indispensable en la vida diaria de cualquier ejecutivo.

De hecho, una encuesta publicada en Londres por el Instituto Leadership & Management a fines del año pasado, estableció que los ejecutivos reciben 40 correos diarios más que hace 10 años. Incluso, un 5% de los encuestados aumentó su número de emails por 100.

Esta saturación del medio electrónico, desemboca en una menor disponibilidad de tiempo tanto para leer como para redactar, con las consecuencias que esto implica. Una mala redacción, no solo deja una mala imagen profesional sino que puede ocasionar una pérdida de tiempo y dinero a la empresa.

¿Por qué suelen ocurrir malentendidos cuando se usa el correo electrónico?

El profesor Albert Mehrabian de UCLA, antropólogo especialista en comunicación interpersonal, publicó un estudio es su libro El Mensaje Silencioso donde establece que al comunicarnos, el lenguaje corporal representa el 55% de la comunicación. El tono de nuestra voz, aporta un 38%. Mientras que el discurso, lo que decimos con palabras, representa solo el 7%.

Es decir, que en un correo electrónico al no poder expresar ningún tono ni mucho menos compartir nuestros gestos o miradas solo tenemos un 7% de probabilidad de que nuestro mensaje se entienda correctamente. ¡Solo un 7%!

Por esta razón debemos prestar una especial atención a la forma en que utilizamos el lenguaje escrito. Lo que escribimos no es necesariamente lo mismo que nuestro destinatario lee. Más que una idea generalizada, esto fue comprobado por una investigación de Nicholas Epleya y Justin Kruger en la Universidad de Illinois.

Como parte de su experimento hicieron que estudiantes intercambiaran correos con información cotidiana y les pidieron a los remitentes que asumieran un tono serio o sarcástico en sus mensajes. Los remitentes pensaron que un 80% interpretaría correctamente el tono del mensaje, cuando la realidad fue que solo un 50% lo hizo.  ¿Por qué?

Cuando estamos escribiendo, en nuestra mente escuchamos el tono y la intención del mensaje que buscamos transmitir. En consecuencia, nos convencemos de que el destinatario va a captar fácilmente el tono de nuestro mensaje, cuando la realidad nos demuestra que esto no suele suceder.

En mis talleres de Redacción Profesional en el Correo Electrónico Laboral, uso el siguiente ejemplo: ¿Qué sucede si se envía un comunicado por correo que diga “se acercan muchos cambios”? Mientras que unos trabajadores estarán emocionados ante la idea, probablemente otros actualizarán su CV por temor a ser despedidos.

 

Para evitar estas malinterpretaciones, debemos pensar sobre cómo el receptor del mensaje va a percibir nuestra actitud. Añada comentarios sobre sus percepciones si estas pueden ser distintas a las del receptor. Estos pequeños cambios pueden marcar una gran diferencia y para poder llevarlos a cabo, lo primero que debemos hacer es ordenar nuestras ideas.

 

Sin embargo, pensar antes de escribir no es tan común como parece. Si nuestra mente está en desorden, vamos a llevar eso a nuestra comunicación escrita. Tengamos siempre presente lo que dice Robert Lous Stevenson: "Si un hombre puede organizar sus ideas, entonces él puede escribir". 

 

 

* Este artículo escrito por Verónica Arosemena, fue publicado en la revista digital UEES BUSINESS REVIEW.